概括起来，公文有如下几个方面的用途：
1。上传下达、互通情报
各级党政机关在按照党和国家统一意志进行活动的过程中，随时需要交流精神意图，记录各种情况。这些意图和情况光凭口头语言是难以办到的，甚至凭借电传工具也难以完全办到，因为口头语言传真记录工具也要受到时间、空间、设备等条件的限制。为克服这些局限，就只有借助语言的记录符号—文字，用公文的形式把要交流的精神意图和情况系统地记录下来，传达开去，借以沟通上下左右之间的关系。中央党政机关制定和发布的各项方针和政策，常常用公文的形式传达到全国各地下级机关和人民群众中去，认真贯彻执行。下级机关也常以请示、报告等形式，把情况和问题及时反映给上级机关，请上级了解下级，指导工作。
2。规定规范、强制执行
从某种意义上讲，公文是机关的书面代表，特别是机关公文中用以制定和发布法规和政令的那一部分公文，都具有法规的权威性。例如刑法、刑事诉讼法、婚姻法、逮捕拘留条例等，这些公文本身具有法律效力，某项公文上级一经公布，就必须坚决贯彻执行，任何个人和单位不准违犯。那么，下级机关的公文有没有强制性呢?也有。如下级给上级送请示，收文的上级机关应该及时处理回复，不能搁置不问或久拖不予处理和答复。这是上级机关的责任和义务，否则就是失职；出了问题主管部门要负责任。
3。工作依据、办事凭证
我们的各级党政机关，遵循严密的组织原则构成严密的组织系统。公文是各级组织系统按照党和国家统一意志协调行动的工作依据和办事的凭证。上级机关的公文，对下级机关有指导作用，下级机关依据上级机关的公文布置开展工作；上级机关根据下级机关的公文掌握情况，解决问题，指导工作；平行或不相隶属的机关之间，根据来往公文，商洽工作，答复问题。上级与下级、平级与平级的机关就是依据、凭借公文的作用有条不紊地运转着。
4。互相联系、知照情况
党和国家的各级机关用公文作为桥梁互相联系、交流情况、协调行动，例如上级机关通过下指示、决定、决议等指导下级如何进行工作。而下级在执行指示、决定、决议的过程中，遇到需要上级解决或批准的事项，要请示上级，上级对下级的请示经过研究，又用批复把结果知照回复下级。公文的这种互相联系、知照情况的作用，使各级党政机关之间得以保持时常联系、互通信息，从而使整个国家机器正常运转，紧张而有秩序地工作。
5。统一思想、进行教育
公文的这一条作用在公文中表现得特别明显和突出。许多公文，如部署指导工作的指示、决定、决议、通知、批转等，其本身多数是党和国家的方针、政策。在这些公文中，一般都要讲明指导思想，阐述道理，提出要求。这既是推动现代化建设的有效工具，又是提高群众认识、统一思想进行宣传教育的重要武器。
以上我们从五个方面讲了公文的作用。在这里需要再说明一下的是，一种公文的作用并不是单一的，常常同时具有几种作用。