(一)要明确公文的特点
公文的特点是公文所担负的任务所决定的。一般说来，公文的特点有如下几点：
1。公文都具有鲜明的政治色彩。
公文产生于阶级、国家出现之后，它是国家政权实行管理，进行指挥协调管理系统的一种重要工具。它的服务方向不可能偏离国家政权的政治目标。公文的基本内容是国家机关的指挥意志、行动意图、公务来往和活动情况的系统实录，它直接反映国家政权的政治意向和根本利益。所以，任何公文都具有鲜明的政治色彩。例如，我们今天党和国家各机关之间来往的公文，是我们为实行人民民主专政、推动现代化建设进程、谋取最广大人民群众根本利益的有力武器。我们之所以学习公文的写作方法，目的就是为了更好地运用公文这一为现代化建设服务的武器。
2。公文都具有法定的权威性
公文都需要有关的党政机关和个人严肃对待，认真理解、遵守、执行和处理，具有强求执行和办理的约束力和权威性。这种权威性，在多数情况下都以法律作为后盾。为什么呢?因为公文的基本内容是党和国家统一意志的具体体现，公文的贯彻执行得到党章和国法的充分保证。形成公文的机关及其负责人，多是党和国家在各级机关的代表，他(她)们的职权是根据党章和国法并由党和国家通过一定的程序和手续确定下来的。
3。公文一般都具有特定的形式
公文的用纸书写、装订有统一的规定和要求。公文的文面格式多由文头、行文、文尾三部分组成。这三部分中的每个小部分的构成，又有大致的规范。公文的文风和语言，也自成一套，与记叙文、论说文、说明文等有明显区别。这样规定的目的，是为了维护公文的权威性和严肃性，有利于文书工作和提高机关工作效率。所以，我们在写作公文时要严格遵守公文的特定格式进行写作，不能另搞一套，自行其是。
4。公文都有现实的效用
公文是在现实的工作中形成和使用的，是为推动现实工作服务的，因此，公文的作用要受到时间的限制。如某项工作一旦结束了，由这项工作所形成并使用的公文的作用也就随之完成。这时，要把有关公文材料立卷归档保存，转化为机关档案，使其对今后的工作祝参考和w证的作用。