同一般文章相比，应用文的特点表现在如下四个方面：
第一，在内容上，力求准确、明白，有针对性。因为任何一篇应用文，都要或多或少地说明工作中的情况，提出要解决的问题，所以常常在应用文中要写到时间，地点，基本情况，事件的原委，处理办法或措施等方面的内容。这就要求我们写出的应用文，情况要准确，明白，针对性强。如果我们写出的应用文达不到这一要求，就容易犯错误，给现代化建设带来损失。
第二，在形式上，应用文都有固定的惯用体式。由于应用文被广泛地运用到社会生活的各个领域，而且时常使用，这样在工作实践中就逐渐地形成了各种各样的约定俗成的惯用体式。如通知，一般由标题、称呼、正文、结尾、署名和日期五部分组成，它同计划就有区别。情况报告，有情况报告的体式，它和条例就不同。这种惯用体式同文学作品的不断创新的思想是对立的。当然，我们也不要绝对化，随着文体不断变化，也要有相对的变化。我们对应用文的体式要采取正确的态度，既不要随意变动，但也不能永远受其束缚，根据具体情况恰当地加以运用。
第三，在语言的运用上，要力求通俗、明白、简洁。通俗，就是口语话、大众化；明白，就是读的人能读懂，听的人听清楚，明白你的意思；简洁，就是用尽量少的文字，表达丰富的内容。有的同志在写应用文时，总爱用一些文艺性的手法，这对不对呢?一般说来，多数应用文不宜采用文艺手法，不需要描写和抒情，更不允许虚构和夸张。个别应用文，有时作者也作一点描述，也是必要的，但其目的仍是为了说明问题，不是为塑造人物形象。
第四，在时间上，要写得及时，发得及时，办得及时。这与应用文都是为了解决问题而写的有关。