应用文是人们在生活、学习、工作中，机关、团体和个人在处理公务和个人私事时经常使用的、大多具有某种固定格式和要求的文章体裁或样式。它是一种用干解决实际问题和处理具体事务的文体，因而种类繁多，范围广泛。既包括国家机关发布或制定的，如命令、指示、通报、批复、公告、布告、法律、法令，也包括口常生活中常用常见的，如书信、电报、条据、合同、广告、启事、诉状、声明;还包括工作、学习中经常使用的，如总结、计划、教案、讲稿、日记、笔记、札记、传志、报告等等。随着社会发展，应用文的使用越来越广泛，越来越频繁。
应用文有如下一些特点:
(1)实用性。较之其他文体，它是非常直接、非常明显地为解决现实中的具体问题，处理具体事务而使用的。为此，它常常要提出实用性的意见和具体办法，以达到某种非常实际的目的，发挥非常实际的效用。
(2)针对性。各种应用文都有其特定的内容范围、明确的接受对象;都只针对所要解决的具体问题和处理的具体事务而写;要求清楚、具体、一目了然;往往还要求特定对象必须阅读和作出反应。这都和其他文体不同。
(3)时效性。多数应用文是为处理当前事务、解决眼下问题使用的，因而要求迅速及时，写得快、发得快，不能迟延、拖拉。有的稍有延误即失去意义，而且可能造成各种不良后果。其实用性也受时间限制。往往要据以采取行动:或解决问题，或处理事务;一旦问题解决，事务处理完毕，其实用价值即告消失。
(4)格式化。多数应用文都有比较固定的格式。它是在长期的使用过程中，为更有效、更便捷地传递信息等实际需要，逐渐从实践中总结出来的。约定俗成、得到公认，于是相对稳定和固定下来，并要求人们在书写时认真遵守。
应用文的写作应注意以下几点:一是要符合政策、事理。有的应用文对人们的行为有指导性、规范性和约束力，因而写作时必须严肃认真，要符合党和国家的方针政策，要合情合理。二是要内容真实具体。有的应用文具有通报、宣传和资料作用，不真实则要失信和误事;不具体，别人莫知所以，则达不到通报宣传的目的，或失去资料价值。三是要语言浅显、平实、简明、确切。应用文是直接用于社会交际、公务和“私务”的，有广泛群众性与利害的直接性。有人说，应用文是“笔下有财产万千，笔下有人命关天”，所以对语言的要求不同一般。它要以最便于理解的方式说话，要最准确反映要表达的意思。因而一般地说，它是一种不重文采、感情之类的最理性化的文字。四是要认真依格式书写。格式是为内容服务的，又和表达效果相关联，它符合人们在交际时追求简化和“经济”的原则。一定格式又养成了人们一定的阅读习惯，按格式写有助于人们迅速、便捷和准确地理解所读内容，能增强表达的效果。